Måste bokföringsbyrån finnas i din stad?

Många väljer bokföringsbyrå efter var den ligger: någon i samma stad, som man kan åka förbi med en pärm. Det är ett naturligt sätt att tänka, men det stänger ute de flesta byråer i landet. I dag sker det mesta i bokföringen digitalt, och var byrån sitter spelar mindre roll än hur den jobbar.

Det mesta sker redan digitalt

Titta på hur underlagen faktiskt ser ut i ett litet företag i dag:

• Kvitton fotas i mobilen, i bokföringsprogrammets app eller läggs i en delad mapp.
• Leverantörsfakturor kommer som pdf eller e-faktura, och kundfakturor skickas direkt från programmet.
• Banken kopplas till bokföringsprogrammet, så att betalningar läses in automatiskt.
• Moms- och arbetsgivardeklarationer lämnas i Skatteverkets e-tjänster, och ett aktiebolag kan lämna in årsredovisningen digitalt till Bolagsverket.

Sedan den 1 juli 2024 behöver du inte heller spara papperskvittot när innehållet har förts över digitalt på ett säkert sätt. Riksdagen tog bort kravet på att bevara räkenskapsinformation i ursprungligt skick, och Bokföringsnämnden beskriver ändringen. Informationen ska fortfarande sparas i sju år, på ett säkert sätt och så att den går att läsa, men den behöver inte längre finnas kvar på papper.

Det byrån behöver av dig är underlag och svar på frågor. Inget av det kräver att ni sitter i samma stad.

Vad du vinner på att inte låsa dig till orten

• Fler att välja mellan. Det blir lättare att hitta en byrå som kan din bransch eller jobbar i ditt program, till exempel Fortnox, Visma eller Bokio.
• Bättre jämförelse. Fler svar på samma förfrågan gör det lättare att se vad som är ett rimligt pris, vad som ingår och vilket upplägg som passar din budget.
• Kontakt när du behöver den. Telefon, mejl eller video, i stället för ett bokat möte på ett kontor.

Så gjorde jag själv

Jag som startade den här sajten hade länge en byrå i min egen stad. Vi träffades någon gång om året, och däremellan skickade jag papper till dem. Så småningom upptäckte jag att det var rätt bekvämt att göra på andra sätt: underlagen laddade jag upp i en delad mapp, och kontakten tog vi via mejl eller telefon när det behövdes. Var byrån satt spelade då ingen roll.

När en lokal byrå ändå är rätt

Det finns goda skäl att vilja ha byrån nära:

• Du vill kunna gå förbi med underlag eller sitta ner och gå igenom siffrorna tillsammans.
• Verksamheten har kontanthantering, kassaregister eller mycket fysiska underlag.
• Du vill att byrån känner din ort, företagen där och den lokala banken.
• Du känner dig helt enkelt tryggare med någon du har träffat. Det är ett lika bra skäl som något annat.

Poängen är inte att en byrå på distans alltid är bättre, utan att du inte behöver utesluta den i förväg.

Fråga en byrå på distans om det här

• Hur skickar jag underlag till er: app, delad mapp, mejl eller post?
• Vilket bokföringsprogram jobbar ni i, och måste jag byta?
• Hur snabbt svarar ni på en fråga, och hur når jag er: telefon, mejl eller video?
• Kan vi ta ett videomöte inför bokslutet eller när något större händer?
• Vad gör vi med de papper som ändå kommer med posten?
• Hur skyddar ni mina uppgifter när allt skickas digitalt?

Du behöver inte bestämma dig i förväg

När du beskriver ditt behov hos oss väljer du om byrån ska finnas lokalt, på distans eller om det inte spelar någon roll. Väljer du lokal byrå och få byråer svarar, kan du med ett klick bredda förfrågan till byråer som tar kunder i hela Sverige. Dina lokala byråer behåller du, och du väljer fortfarande själv vem du går vidare med. Tjänsten är gratis för dig som företagare.