Vad kostar bokföring? Det som styr priset

Priset på bokföring styrs av hur mycket som ska bokföras och hur komplext företaget är – inte av en fast prislapp som gäller alla. Antal verifikationer, bolagsform, om ni har anställda, hur ofta ni redovisar moms och om bokslut och deklaration ingår är de faktorer som väger tyngst. Här går vi igenom vad som faktiskt driver priset, så att du kan läsa en offert och förstå vad du betalar för.

Varför ser offerter så olika ut?

Två småföretag i samma bransch kan få helt olika offerter från en bokföringsbyrå, utan att någon av byråerna räknar fel. Skillnaden ligger nästan alltid i omfattningen: hur många affärshändelser som ska registreras varje månad, vilka tjänster som ingår och hur mycket rådgivning som är inräknad. Det gör att en offert på papperet kan se dyr eller billig ut, utan att du egentligen vet om den täcker samma saker som en annan.

Fyra saker som driver arbetsmängden

De flesta prisskillnader mellan offerter går att spåra till fyra saker: hur mycket som ska bokföras, vilken bolagsform du har, om det finns anställda och hur ofta momsen ska redovisas.

Antal verifikationer – den vanligaste prisfaktorn

En verifikation är underlaget för en affärshändelse: en kundfaktura, en leverantörsfaktura, ett kvitto, en bankhändelse. Ju fler verifikationer per månad, desto mer tid tar den löpande bokföringen – och tid är det byrån i slutänden tar betalt för. Det här påverkar hur många verifikationer du får:

• Hur många kunder och leverantörer du fakturerar respektive betalar varje månad
• Om du säljer kontant, via kortterminal eller e-handel med många enskilda transaktioner
• Hur ordning och reda ser ut redan innan materialet lämnas vidare – spridda kvitton i olika format tar längre tid att hantera än en samlad export

Bolagsformen styr vilka krav som gäller

Vilken bolagsform du driver avgör hur bokföringen ska avslutas för året, vilket i sin tur påverkar arbetsmängden hos byrån.

• Enskild näringsidkare ska enligt Bokföringsnämnden avsluta bokföringen med ett årsbokslut. Om nettoomsättningen normalt uppgår till högst 3 miljoner kronor får i stället ett förenklat årsbokslut enligt K1-regelverket upprättas, vilket är mindre omfattande.
• Handelsbolag med enbart fysiska personer som delägare ska också upprätta ett årsbokslut, men Bokföringsnämndens K1-regler för förenklat årsbokslut gäller enskilda näringsidkare – inte handelsbolag.
• Aktiebolag ska alltid upprätta en årsredovisning och lämna in den till Bolagsverket. Enligt Bolagsverket får det gå högst sju månader efter räkenskapsårets slut innan årsredovisningen måste vara inne, vilket ställer högre krav på formalia och tidsplanering.

Ett aktiebolag har dessutom moment som en enskild firma saknar helt – till exempel hantering av eget kapital, lön eller utdelning till dig som ägare och beslut som ska dokumenteras. Det gör normalt både den löpande redovisningen och bokslutsarbetet mer omfattande.

Löner och anställda

Så snart företaget har anställda tillkommer lönehantering som ett eget arbetsmoment: löneberedning, arbetsgivardeklaration, semesterberäkning och eventuell tjänstepension. Enligt Skatteverket ska en arbetsgivardeklaration lämnas varje månad så länge företaget är registrerat som arbetsgivare – även för en månad utan löneutbetalning, då man redovisar noll. Antalet anställda och hur ofta löner betalas ut påverkar hur mycket tid det här tar, och därmed vad det kostar utöver den rena bokföringen.

Momsperiod och hur ofta ni redovisar

Hur ofta du redovisar moms hänger ihop med företagets beskattningsunderlag och avgör hur ofta byrån behöver stämma av och lämna in en momsdeklaration. Enligt Skatteverket gäller som utgångspunkt:

• Beskattningsunderlag på högst 1 miljon kronor per år: redovisning en gång per år, med möjlighet att välja kvartal eller månad
• Beskattningsunderlag på högst 40 miljoner kronor: redovisning per kvartal, med möjlighet att välja månad
• Beskattningsunderlag över 40 miljoner kronor: redovisning varje månad

Fler redovisningstillfällen per år betyder fler tillfällen då byrån ska stämma av bokföringen och deklarera, vilket normalt syns i priset jämfört med om det görs en gång om året.

Ingår bokslut och deklaration – eller inte?

Det här är en av de vanligaste källorna till missförstånd mellan offerter. Löpande bokföring, momsdeklaration, bokslut, årsredovisning och inkomstdeklaration är separata arbetsmoment, och olika byråer paketerar dem olika. En offert som bara omfattar löpande bokföring kan se billigare ut än en som inkluderar allt – men om du ändå behöver bokslutet och deklarationen gjorda av någon blir helhetskostnaden en annan sak. Fråga rakt ut vad som ingår och vad som tillkommer.

Fast pris eller timpris?

Två vanliga sätt att ta betalt är fast månadspris och timpris:

• Fast månadspris – förutsägbart för dig, men förutsätter att byrån har en tydlig bild av volym och omfattning från start. Kontrollera vad som händer om verifikationsantalet ökar under året.
• Timpris – du betalar för faktiskt nedlagd tid, vilket kan passa om behovet varierar mycket, men gör kostnaden svårare att förutse. Be om en uppskattning av antal timmar per period.

Ingen modell är generellt bättre – det handlar om hur ditt företag ser ut och hur förutsägbar verksamheten är.

Checklista: så jämför du offerter rättvist

För att kunna jämföra äpplen med äpplen, se till att varje offert svarar på samma frågor:

• Hur många verifikationer per månad har byrån räknat på – och vad händer om det blir fler?
• Ingår momsdeklaration, och för vilken redovisningsperiod (månad, kvartal eller år)?
• Ingår bokslut och deklaration (årsbokslut eller årsredovisning), eller är det en tilläggstjänst?
• Ingår lönehantering, och för hur många anställda är priset beräknat?
• Är priset fast per månad eller baserat på timmar – och finns en uppskattning av antal timmar?
• Vad kostar extra frågor och rådgivning utöver det avtalade?
• Vilket system används, och ingår licenskostnaden i priset eller faktureras den separat?
• Vem utför arbetet – en auktoriserad redovisningskonsult eller en medarbetare under handledning? Srf konsulterna ställer bland annat krav på ekonomiutbildning, minst tre års yrkeserfarenhet som redovisningskonsult och godkänd auktorisationsexamen.

Skriv gärna ner era förutsättningar – ungefärligt antal verifikationer, bolagsform, antal anställda, momsperiod och vilka tjänster ni vill ha – i ett och samma dokument, och skicka samma underlag till alla byråer du frågar. Då blir svaren jämförbara på riktigt, i stället för att du jämför olika saker utan att veta om det.

Vill du slippa leta upp byråerna själv? Beskriv ditt behov en gång, så kan du jämföra bokföringsbyråer i ditt område – du matchas med upp till fyra byråer som får samma underlag att räkna på. Tjänsten är gratis för dig som företagare, och byrån betalar bara om den blir vald.