10 frågor att ställa innan du väljer bokföringsbyrå

Ett offertmöte med en bokföringsbyrå avgör mer än priset – det visar hur ni kommer att samarbeta i vardagen. Genom att ställa rätt frågor ser du snabbt om byrån har rätt kompetens, hur ni kommunicerar och vad som gäller om något blir fel eller om ni skulle gå skilda vägar. Här är tio frågor att ta med till mötet, och varför de är värda att ställa.

Varför det lönar sig att förbereda frågorna

Många småföretagare väljer bokföringsbyrå eller redovisningskonsult efter ett enda möte, ofta styrt av magkänsla och pris. Problemet är att priset sällan berättar hela historien: vad som ingår, hur du når byrån när Skatteverket hör av sig, eller vad som händer om ni inte passar ihop efter ett år. Ett strukturerat möte med tydliga frågor gör det lättare att jämföra olika byråer på samma grunder – och att upptäcka varningssignaler innan du skrivit under något.

Auktorisation och branscherfarenhet – fråga 1 och 2

De första frågorna handlar om att veta vem du faktiskt anlitar.

• 1. Är du eller byrån auktoriserad hos Srf konsulterna eller FAR? Redovisningskonsult är ingen skyddad yrkestitel. Enligt FAR är yrket, till skillnad från revisorsyrket, inte statligt reglerat – auktorisationen är en frivillig kvalitetsstämpel. Enligt Srf konsulterna krävs bland annat ekonomiutbildning motsvarande minst två års heltidsstudier på högskolenivå (120 hp) och tre års erfarenhet som redovisningskonsult med externa uppdrag, alternativt minst sju års yrkeserfarenhet inom redovisning varav tre år som konsult med externa uppdrag. FAR anger som grundkrav minst tre år som extern konsult på en redovisnings- eller revisionsbyrå samt godkänd redovisningskonsultexamen.
• 2. Har ni erfarenhet av företag i min bransch och bolagsform? Reglerna skiljer sig åt mellan bolagsformerna. Enligt Bokföringsnämnden ska ett aktiebolag upprätta årsredovisning varje räkenskapsår, även när bolaget är vilande, medan en enskild näringsidkare normalt avslutar året med ett årsbokslut – och får upprätta ett förenklat årsbokslut om nettoomsättningen normalt uppgår till högst tre miljoner kronor. Vissa branscher har dessutom egna krav: enligt Skatteverket ska verksamheter inom bland annat bygg, fordonsservice, kropps- och skönhetsvård, restaurang och tvätteri föra personalliggare. En redovisningskonsult som redan känner till din bransch behöver kortare startsträcka.

Hur samarbetet fungerar i vardagen – fråga 3 till 5

Nästa frågor handlar om det praktiska arbetet, eftersom det är där du märker skillnaden mellan byråer varje månad.

• 3. Vilket bokföringsprogram använder ni, och kan jag få inloggning själv? Fråga om du får egen tillgång till systemet för att till exempel fotografera kvitton eller se saldon, eller om allt går via mejl. Fråga också vem som äger licensen, så att du vet vad som händer med materialet om ni skiljs åt.
• 4. Vem blir min kontaktperson – och vad händer om personen är sjuk eller slutar? På en liten byrå kan en enda person sitta på all kunskap om ditt företag. Fråga hur byrån säkerställer att arbetet fortsätter även när din kontaktperson är borta.
• 5. Hur snabbt kan jag förvänta mig svar på frågor, och hur når jag er om det brådskar? Be gärna om ett konkret exempel: hur går det till en vanlig månad, och vad gäller när en deklaration eller momsredovisning närmar sig sitt datum?

Pris och avvikelser – fråga 6 och 7

Ett fast pris känns tryggt, men det är detaljerna kring priset som ofta orsakar överraskningar senare.

• 6. Vad ingår exakt i priset – löpande bokföring, moms, lönehantering, bokslut, deklaration? Be byrån lista tjänsterna skriftligt, inte bara muntligt vid mötet. Då blir det också enklare att jämföra två offerter med varandra.
• 7. Hur prissätts sådant som avviker från det normala – extra transaktioner, en stökig verifikationshög eller rådgivning utöver det löpande? Fråga om det finns en tydlig prislista eller timtaxa för sådant som inte täcks av grundpriset, så slipper du oväntade fakturor.

Trygghet, ansvar och flexibilitet – fråga 8 till 10

De sista frågorna handlar om vad som händer om något går fel, eller om samarbetet av någon anledning tar slut.

• 8. Har byrån ansvarsförsäkring? Enligt Srf konsulternas medlemsvillkor är det ett krav att den som är Auktoriserad Redovisningskonsult har en ansvarsförsäkring tecknad. En sådan försäkring ger ett skydd om konsulten skulle orsaka en ekonomisk skada i sitt arbete. Fråga hur det ser ut hos just den byrå du pratar med, oavsett auktorisation.
• 9. Hur går en överlämning till, om jag i framtiden vill byta byrå eller ta hem bokföringen själv? Fråga konkret vilket underlag och vilka filer du får med dig, i vilket format och inom vilken tid.
• 10. Vilken uppsägningstid gäller, och är avtalet bundet en viss tid? Det står i avtalet ni skriver under, så be att få läsa igenom villkoren innan du bestämmer dig, inte bara höra dem muntligt.

Checklista till offertmötet

• Är konsulten auktoriserad hos Srf konsulterna eller FAR?
• Har byrån erfarenhet av min bransch och bolagsform?
• Vilket program används, och får jag egen inloggning?
• Vem är min kontaktperson, och vad händer om hen inte är tillgänglig?
• Hur snabbt får jag normalt svar, och hur når jag byrån när det brådskar?
• Vad ingår exakt i priset?
• Hur prissätts avvikelser och extraarbete?
• Finns ansvarsförsäkring?
• Hur går en överlämning till om jag byter byrå?
• Vilken uppsägningstid gäller i avtalet?

Jämför svaren från flera byråer

Att gå igenom de här tio frågorna med varje byrå tar tid, särskilt om du letar upp och kontaktar dem en och en. Ett enklare sätt är att beskriva ditt behov en gång och bli matchad med upp till fyra bokföringsbyråer i ditt område – då kan du ställa samma frågor till alla och jämföra svaren i lugn och ro. Tjänsten är gratis för dig som företagare; byrån betalar bara om du väljer den. Jämför bokföringsbyråer via bokföringsföretag.se när du vill komma igång.