Byta bokföringsbyrå – så gör du utan strul

Att byta bokföringsbyrå handlar mest om timing och ordning på papperen – inte om krångliga regler. Se över vad som står i ditt uppdragsavtal, välj ett skifte som följer räkenskapsåret eller en momsperiod, och se till att du får med dig en SIE-fil och all räkenskapsinformation till den nya byrån.

Uppsägningstid och avtal – vad gäller?

Uppsägningstid mellan ditt företag och en bokföringsbyrå regleras inte i bokföringslagen, utan i det uppdragsavtal ni skrev under när ni blev kund hos varandra. Det är alltså avtalet, inte lagen, du behöver läsa först. Byråer med Srf-auktoriserade redovisningskonsulter arbetar dessutom enligt Rex, som enligt Srf konsulterna är svensk standard för redovisningsuppdrag och sedan januari 2018 ersätter den tidigare Reko-standarden. Rex är obligatorisk för Srf Auktoriserad Redovisningskonsult och medarbetare, men själva villkoren för uppsägning står fortfarande i ditt eget avtal.

• Leta upp uppdragsavtalet eller bekräftelsemejlet du fick när du blev kund.
• Kontrollera om det finns en uppsägningstid, en bindningstid eller villkor kring hur uppsägningen ska ske – skriftligt, muntligt, till vem.
• Hittar du inget avtal: hör av dig till byrån och be om en kopia innan du säger upp.
• Notera om något är förbetalt, till exempel en årsavgift eller en programlicens, så att du vet vad som händer med den.

Välj rätt tidpunkt i räkenskapsåret

Ett byte går lättast vid en naturlig brytpunkt, till exempel när ett räkenskapsår är avslutat och bokslutet är klart, eller vid skiftet mellan två momsperioder. Byter du mitt i en period riskerar du att två byråer delar på samma redovisningsperiod, vilket gör avstämningarna krångligare och ökar risken att något faller mellan stolarna.

Enligt Skatteverket redovisas moms antingen per kalendermånad, per kalenderkvartal eller för ett helt beskattningsår, beroende på företagets beskattningsunderlag. Ta reda på vilken period som gäller för dig innan du sätter ett datum – det är den som avgör var brytpunkten ligger.

• Vänta helst tills bokslutet för räkenskapsåret är upprättat och inlämnat.
• Kan du inte vänta – lägg bytet i skiftet mellan två momsperioder, inte mitt i en.
• Informera i god tid, så att den gamla byrån hinner slutföra sitt löpande arbete innan bytet.

Material du ska få med dig

Oavsett vem som sköter din löpande bokföring är det du och ditt företag som är bokföringsskyldiga. Bokföringsnämnden skriver att du inte kommer ifrån ansvaret för att bokföringen sköts korrekt bara för att du tar hjälp med den. Samma myndighet anger att räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, en regel som finns i bokföringslagens sjunde kapitel. Eftersom ansvaret är ditt behöver du få ut allt material när uppdraget avslutas.

• SIE-fil – en export av bokföringen. SIE står enligt SIE-Gruppen för Standard Import och Export, och formatbeskrivningen är öppen för alla att använda. Typ 4 är den variant som även innehåller samtliga verifikationsposter för räkenskapsåret, så det är den du vill ha.
• Verifikationer och underlag – kvitton, fakturor och andra underlag som hör till respektive verifikation.
• Avstämningar – avstämda balanskonton som bank, moms, skattekonto, kundreskontra och leverantörsreskontra.
• Deklarationer – tidigare inlämnade momsdeklarationer, arbetsgivardeklarationer och inkomstdeklaration, samt eventuella beslut från Skatteverket.
• Löneunderlag – om byrån även skött lön: lönespecifikationer, underlag för semesterskuld och uppgifter som rapporterats in.
• Fullmakter och behörigheter – ett företag kan enligt Skatteverket utse, ändra eller ta bort ombud via e-tjänsten Ombud och behörigheter. Kontrollera vem som står som ombud i dag och byt ut den uppgiften vid skiftet.

Byte av bokföringsprogram och licens

Ibland är det inte bara byrån som byts ut, utan även bokföringsprogrammet. Innan du bestämmer dig är det värt att reda ut några saker:

• Är licensen till programmet knuten till ditt företag eller till den gamla byrån? Det avgör om du kan ta med dig programmet eller behöver ett nytt hos den nya redovisningsbyrån.
• Ska ni byta program: be om SIE-exporten innan du säger upp den gamla licensen, så finns historiken bevarad oavsett vilket system den nya byrån använder.
• Fråga den nya byrån vilket program de arbetar i, och om de behöver något utöver en SIE-fil för att ta över – till exempel anläggningsregister eller öppna poster i kund- och leverantörsreskontran.

Så säger du upp på ett bra sätt

Ett byte behöver inte sluta i dålig stämning, oavsett varför du gör det. Ett par saker gör processen smidigare för båda parter:

• Säg upp skriftligt, gärna via mejl, så finns uppsägningen dokumenterad med datum.
• Var kort och konkret om skälet. Du behöver inte motivera dig i detalj, men en rak förklaring gör det lättare för byrån att avsluta uppdraget korrekt.
• Föreslå ett sista datum för överlämning och fråga om ett kort överlämningsmöte eller en skriftlig sammanfattning av läget.
• Be om materialet skriftligt och lista vad du vill ha, punkt för punkt – då blir det tydligt för alla vad som återstår.
• Tacka för samarbetet. Du kan behöva ställa en fråga om ett gammalt räkenskapsår långt efter att uppdraget tagit slut.

Vad den nya byrån behöver den första veckan

För att den nya redovisningskonsulten ska komma igång utan att tappa fart är det bra att ha det här redo direkt:

• SIE-filen från den gamla byrån och de senaste avstämningarna.
• Senaste bokslutet eller årsredovisningen, och de deklarationer som lämnats in under året.
• Organisationsnummer, företagsform och uppgift om vem som är firmatecknare.
• Uppgift om vem som i dag är ombud hos Skatteverket, så att behörigheterna kan flyttas över.
• Anställningsavtal och löneuppgifter, om byrån även ska sköta lön.

Checklista inför bytet

1. Läs igenom uppdragsavtalet och notera uppsägningstid och bindningstid.
2. Bestäm ett bytesdatum som följer räkenskapsåret eller momsperioden.
3. Begär SIE-fil av typ 4, avstämningar och deklarationer skriftligt.
4. Reda ut vem som äger licensen till bokföringsprogrammet.
5. Säg upp skriftligt och föreslå ett överlämningsmöte.
6. Uppdatera ombud och behörigheter hos Skatteverket och eventuella bankkopplingar.
7. Kontrollera att du faktiskt fått allt material innan sista fakturan betalas.

När det praktiska är utrett återstår den viktigaste frågan: vilken byrå som ska ta över. Vill du se vad olika bokföringsbyråer och redovisningsbyråer i ditt område kan erbjuda innan du bestämmer dig, kan du jämföra bokföringsbyråer i ditt område. Du beskriver ditt behov en gång och matchas med upp till fyra byråer. Tjänsten är gratis för dig som företagare – byrån betalar bara om den blir vald.